Hirdetés – Az autóiparban dolgozóknak nem kell bemutatni miért fontos a hatékony dokumentummenedzsment. Legyen szó tervezésről, minőségellenőrzésről, gyártástervezési iratokról, munkavédelmi, műszaki és karbantartási leírásokról, szerződésekről vagy számlákról, minden szakaszában kiemelten fontos a dokumentumok pontos és problémamentes kezelése. A vállalatok számára azonban gyakran gondot jelent a kompatibilitás megteremtése a meglévő gyártási rendszerekkel és az egyszerű kezelhetőség biztosítása, főleg ha nincs a háttérben precíz és gyors munkavégzést támogató egységes technológia. Egy nyár elején készült kutatásból* pedig az is kiderült, hogy a legtöbb vállalkozásnál a mai napig vegyesen, tehát papíralapon és digitális formában is archiválják a különböző iratokat.
Túl sok idő adminisztrációra
Az autógyártó vállalatoknál a működés nagy része digitális, automatizált folyamatok sorára épül. Ugyanakkor ez nem jelenti, hogy az adminisztráció szerepe eltörpül: a háttérben a munkafolyamatok szerves részét képezi az átlátható, strukturált ügyintézés. A sokszor manuálisan elvégzett folyamatok azonban lényegesen megnehezíthetik a visszakereshetőséget, megnövelik a hibalehetőséget is. A kutatás alapján a felmerülő problémák sorát az adminisztráció kezelésére fordított idő és a nyomtatott dokumentumok elvesztése vezeti 35,8 illetve 20,1 százalékkal (az említés sorrendjében). A válaszadók több mint egyharmada (37,6%) könnyen kezelhető, felhasználóbarát rendszert szeretne, ami nem csak megkönnyíti, de fel is gyorsítja a folyamatokat. Emellett fontosnak tartották a kompatibilitást és az integrálhatóságot a meglévő rendszerekbe (29,2%), melynek valószínűsíthető oka, hogy már így is túl sokféle alkalmazás van a vállalatoknál, amelyek nehezen működnek együtt.
A dokumentumok rögzítése, létrehozása, kezelése és tárolása egyetlen helyen
Az elsősorban képalkotó-, optikai- és nyomtatási megoldásairól ismert Canon a „digitális asszisztens” koncepciójában látja a jövőt. A cég szerint egy dokumentumkezelő rendszernek úgy kell működnie, hogy valódi, személyre szabott segítséget nyújtson a mindennapokban a kollégák számára, növelve így a hatékonyságot, valamint fejlesztve az időmenedzsmentet.
Az innovatív dokumentumkezelési megoldások széles funkcionalitással, felhő alapú hozzáféréssel és előre konfigurált dokumentumfeldolgozási-funkciókkal támogatják az átlátható munkavégzést. Az automatizálásnak köszönhetően pedig nagy mennyiségű dokumentum feldolgozása esetén is csökkentik a munkaterhelést. A Canon felhasználóbarát megoldásai lehetővé teszik az egyedi riportok és jelentések rögzítését, kezelését és tárolását egyetlen helyen, zökkenőmentesen együttműködve a már meglévő vállalatirányítási és ügyfélkezelési alkalmazásokkal. A dokumentumkezelési megoldások könnyedén hozzáilleszthetők a rendelkezésre álló hardver eszközparkhoz is, ezáltal a hagyományos folyamatok zökkenőmentesen átültethetőek digitális formába.
Ha szeretne többet tudni a dokumentumkezelési megoldásokról, keresse fel a www.canon.hu/digitalis-asszisztens oldalt és kérje szakértők segítségét!
*A Canon saját, 2021 áprilisában végzett online felmérése.
